كشف تفصيلي عن مكافآت أعضاء مجلس الإدارة : 

على مجلس الإدارة أن يضع تحت تصرف المساهمين لاطلاعهم الخاص کشفاً تفصيلياً، كل عام في اجتماع الجمعية العامة التي تدعي للنظر في تقرير مجلس الإدارة بثلاثة أيام على الأقل بمقر الشركة وبمقر الانعقاد متضمناً ما يأتي: 

1- جميع المبالغ التي حصل عليها رئيس مجلس الإدارة وكل عضو من أعضاء المجلس في السنة المالية أياً كانت صورته سواء كان مكافأة أو مرتب أو أتعاب أو بدلات أو ما قبضه منهم على سبيل العمولة أو مقابل عمل أو استشارة أداها للشركة، مع بيان تفصيلات كل مبلغ.

2- المزايا العينية التي يتمتع بها رئيس المجلس وكل عضو من أعضائه كالسيارات والمسكن المجاني ... إلخ. 

3- المبالغ المخصصة لكل عضو من أعضاء المجلس الحاليين والسابقين كمعاش أو احتياطي أو تعويض عن إنهاء الخدمة. 

4 - المكافآت وأنصبة الأرباح التي يقترح مجلس الإدارة توزيعها على رئيس المجلس وكل عضو فيه. 

5- المبالغ التي أنفقت فعلاً في سبيل الدعاية بأية صورة كانت مع تفصيلات كل مبلغ.

 6- التصرفات التي يكون فيها لأحد أعضاء المجلس مصلحة تتعارض مع مصلحة الشركة.

7- التبرعات مع تفصيلاتها. 

ووفقاً للمادة ( 220 / 2) من اللائحة التنفيذية يكون رئيس وأعضاء مجلس الإدارة مسئولين عن تنفيذ هذه الأحكام وعن صحة البيانات الواردة في جميع الأوراق التي نصت على إعدادها.  

كشف تفصیلی بالمستندات التي توضع تحت تصرف المساهمين : 

يلزم المشرع مجلس الإدارة أن يضع تحت تصرف المساهمين بمركز الشركة قبل انعقاد الجمعية العامة في اجتماعها السنوي بخمسة عشر يوماً على الأقل کشفاً متضمناً أسماء أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء مجلس المراقبة ومحال إقامتهم وبيان الشركات الأخرى التي يتولون عضوية مجالس إدارتها بأعمال الإدارة الفعلية فيها كذلك بيان المسائل المطروحة على الجمعية ونص مشروعات القرارات المطلوب اتخاذها، وتقرير مجلس الإدارة وملاحظات مجلس المراقبة عليه. 

وإذا كان من بين الموضوعات المعروضة تعيين أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس المراقبة، فيجب بيان أسماء المرشحين الذين قدموا طلبات بذلك وسن كل منهم وخبراتهم والأعمال التي تولوها خلال السنوات الثلاث السابقة وخاصة في الشركات الأخرى، وما إذا كانوا يشغلون إعمالا بذات الشركة والأسهم التي يمتلكونها في الشركة.

وإذا طلب المساهمون الحائزون على النسبة المقررة قانوناً إدراج بعض المسائل في جدول الأعمال، تعين وضع بيان تلك المسائل ومشروعات القرارات المتعلقة بها تحت تصرف المساهمين قبل سبعة أيام على الأقل من تاریخ انعقاد الجمعية (المادة 221 / 2 من اللائحة). 

الوثائق التي توضع تحت نظر المساهمين بمناسبة انعقاد الجمعية العامة غير العادية : 

تلزم اللائحة التنفيذية مجلس الإدارة أن يضع تحت تصرف المساهمين لاطلاعهم الخاص بمركز الشركة قبل انعقاد الجمعية العامة غير العادية بخمسة عشر يوماً على الأقل المستندات الآتية: 

بيان بالمسائل المعروضة على الجمعية، وهي مشروعات القرارات المطلوب اتخاذها. 

على أنه إذا طلب المساهمون الحائزون على النسبة المقررة قانوناً إدراج بعض المسائل في جدول الأعمال، تعيين وضع بيان تلك المسائل ومشروعات القرارات المتعلقة بها تحت تصرف المساهمين قبل سبعة أيام على الأقل من تاريخ انعقاد الجمعية. 

تقرير مراقب الحسابات عن المسائل المعروضة على الجمعية. 

ويكون لأصحاب الأسهم والسندات وحصص التأسيس الاطلاع على المستندات والأوراق المشار إليها في المواعيد المحددة بمقر الشركة، سواء بأنفسهم أو من ينوب عنهم قانوناً ويجوز لهم الحصول على نسخ من تلك المستندات بعد أداء مبلغ لا يزيد على عشرة قروش عن كل صفحة. 

وبعد حرمان المساهمين من هذا الحق مخالفة قانونية يترتب عليها مسئولية الشركة ممثلة في مجلس الإدارة. وفي هذا الخصوص قضت محكمة القاهرة الاقتصادية بجلسة 2013 / 6 / 13 بأنه «... ولما كان الثابت من الأوراق أن الشركة قد رفضت إطلاع المدعى بصفته مساهمة فيها على المستندات الخاصة بالمصاريف الإدارية والعمومية للشركة عن عام ..... والمستندات الخاصة ببند الأرصدة المدينة وبيان التبرعات عن ذات العام، ولما كانت هذه المستندات تعد ضمن المستندات المبينة بالمواد 220، 221، 222 من اللائحة التنفيذية والتي يجب على مجلس الإدارة بأن يتيح لكل مساهم الإطلاع عليها ثم يكون حجبها عن المدعي خطأ ارتكبه مجلس إدارة الشركة بمنعه من ممارسة حقه في مناقشة تلك المستندات باجتماع الجمعية العامة للشركة واتخاذ قراره بشأن أسهمه فيها، ويثبوت هذه الأعمال ينشأ حق المدعي في دعوى المسئولية مما تقضي المحكمة بإثبات مسئولية المدعي عليهم الأول والثاني والثالث عن ذلك الخطأ». (الشركات التجارية للدكتورة / سميحة القليوبي، الطبعة السابعة، 2016، دار النهضة العربية ، الصفحة :  947)

واجبات مجلس الإدارة بغرض تحقيق رقابة الجمعية العامة على الشركة: 

لكي يتحقق الغرض المنشود من انعقاد الجمعية العامة السنوية وهو الرقابة على الشركة خلال السنة المالية أوجب المشرع على مجلس الإدارة القيام بواجبات أساسية تهدف إلى تسهيل مهمة الجمعية العامة بها الشأن وهي : 

إعداد الميزانية السنوية للشركة وحساب الأرباح والخسائر وتقريراً عن نشاط الشركة ومركزها المالي في ختام السنة وذلك في موعد يسمح بعقد الجمعية العامة للمساهمين خلال ثلاثة أشهر على الأكثر من تاريخ انتهائها ( مادة 64 من القانون 159 لسنة 1981 ). 

نشر ميزانية الشركة وحساب الأرباح والخسائر وخلاصة وافية لتقريره والنص الكامل لتقرير مراقب الحسابات في صحيفتين يوميتين خلال ثلاثة أشهر من انتهاء السنة المالية على الأكثر. (مادة 1 / 218 من اللائحة التنفيذية). 

 ويجوز - إذا كان نظام الشركة يسمح بذلك – الاكتفاء بإرسال نسخة من الأوراق المبينة في الفقرة الأولى إلى كل مساهم بطريق البريد الموصى عليه قبل تاريخ عقد الجمعية بثلاثين يوماً على الأقل (مادة 2 / 298 من اللائحة التنفيذية).

كما يجب على مجلس الإدارة إرسال صورة مما ينشر أو يرسل إلى المساهمين إلى الهيئة العامة لسوق المال ومصلحة الشركات. (مادة 3 / 218 من اللائحة التنفيذية). 

يتعين على مجلس الإدارة أن يضع سنوية تحت تصرف المساهمين لإطلاعهم الخاص في انعقاد الجمعية العامة التي تدعى للنظر في تقرير مجلس الإدارة بثلاثة أيام على الأقل بمقر الشركة وبمقر الانعقاد کشفة تفصيلية يتضمن البيانات الآتية: 

جميع المبالغ التي حصل عليها رئيس مجلس إدارة الشركة وكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة خلال السنة المالية أياً كانت صورته سواء كان مكافأة أو مرتباً أو أتعابة أو بدلات بأنواعها المختلفة أو ما قبضنه أي منهم على سبيل العمولة أو مقابل عمل أو استشارة أداها للشركة مع بيان تفصيلات كل مبلغ. 

المزايا العينية التي يتمتع بها رئيس مجلس الإدارة وكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة في السنة المالية كالسيارات والمسكن المجاني وما إلى ذلك. 

المبالغ المخصصة لكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة الحاليين والسابقين كالمعاش الاحتياطي أو تعويض عن انتهاء الخدمة. 

المكافآت وأنصبة الأرباح التي يقترح مجلس الإدارة توزيعها على رئيس و مجلس الإدارة وكل عضو من أعضاء المجلس. 

المبالغ التي أنفقت فعلاً في سبيل الدعاية بأية صورة كانت مع التفصيلات الخاصة بكل مبلغ. الخاص . 

العمليات التي يكون فيها لأحد أعضاء مجلس الإدارة مصلحة تتعارض مع مصلحة الشركة. 

التبرعات مع بيان تفضيلات كل مبلغ ومسوغات التبرع . 

يتعين على مجلس الإدارة أن يضع تحت تصرف المساهمين لإطلاعهم الخاص بمركز الشركة قبل انعقاد الجمعية العامة في اجتماعها السنوي بخمسة عشر يوماً على الأقل ما يلي: 

 أسماء أعضاء مجلس الإدارة ومحال إقامتهم وبيان الشركات الأخرى التي يتولون عضوية مجالس إدارتها أو يقومون بأعمال الإدارة الفعلية فيها.

بیان المسائل المطروحة على الجمعية ونص مشروعات القرارات المطلوب اتخاذها.

تقرير مجلس الإدارة المقدم إلى الجمعية وملاحظات. مجلس المراقبة في حالة وجودها. 

بيان بأسماء المرشحين للتعيين كأعضاء مجلس إدارة أو أعضاء مجلس المراقبة - إن وجد - الذين قدموا طلبات بذلك وسن كل منهم وخبراتهم والأعمال التي تولوها خلال السنوات السابقة وخاصة في الشركات الأخرى وما إذا كانوا يشغلون أعمالاً بذات الشركة و الأسهم التي يمتلكونها في الشركة.

الميزانية وحساب الأرباح والخسائر. 

تقرير مراقب الحسابات. 

على أنه إذا طلب المساهمون الحائزون على نسبة 5% على الأقل من رأس المال إدراج بعض المسائل في جدول الأعمال، تعين بيان تلك المسائل ومشروعات القرارات المتعلقة بها تحت تصرف المساهمين قبل سبعة أيام على الأقل من تاريخ انعقاد الجمعية (مادة 221 من اللائحة التنفيذية).

خامساً: يتعين على مجلس الإدارة قبل انعقاد الجمعية العامة العادية بخمسة أيام على الأقل أن يضع تحت تصرف المساهمين لإطلاعهم الخاص بياناً من مراقبي الحسابات يقررون فيه ما يلي:

 أن الشركة لم تقدم قرضاً نقدية من أي نوع كان لأي من أعضاء مجلس إدارتها أو تضمن أي قرض يعقده أحدهم مع الغير. 

 إذا كانت الشركة من شركات ائتمان فيبين ما إذا كان تعاملها مع أحد  أعضاء مجلس الإدارة أتبع فيه نفس الشروط والأوضاع التي تتبعها الشركة اسمها مع جمهور العملاء. 

يتعين أن يتضمن البيان أن القروض والاعتمادات أو الضمانات المنصوص عليها في المادة (96) من القانون قد تمت دون إخلال بأحكامها.

حق إطلاع المساهمين على المستندات :

للمساهمين الحق في الاطلاع على المستندات السابق الإشارة إليها في المواعيد المحددة بمقر الشركة سواء بأنفسهم أو بواسطة وكلاء عنهم. ولهم أيضاً الحق في الحصول على صورة ضوئية من هذه المستندات نظیر مبلغ لا يزيد على عشرة قروش عن كل صفحة (مادة 222 من اللائحة التنفيذية).(الشركات التجارية ، الأستاذ/ حسن عبد الحليم عناية، دار محمود للنشر والتوزيع، طبعة 2018-2019 ، المجلد: الأول ، الصفحة : 242 )